Аутстаффинг: что это за услуга и чем отличается от аутсорсинга

Что такое аутстафинг

Аутстафинг (с англ. outstaffing: вывод персонала за пределы штата) – это вид сотрудничества, при котором компания-заказчик «арендует» работника у компании-подрядчика. Формально заказчик получает необходимого члена команды и менеджерит рабочий процесс, но не тратит время на рекрутинг, документацию, расчеты, ведь этим занимается компания-подрядчик.

К примеру, строительное предприятие имеет ограничение в расширении численности персонала. Однако сезонные работы требуют привлечения дополнительных работников со специфической специализацией. Сотрудничество с аутстаф-компанией поможет найти команду, но при этом не заниматься кадровыми вопросами. Специалисты остаются в штате аутстаф-агентства, поэтому заказчику не нужно заниматься расчетом зарплат, кадровой документацией, социальными и налоговыми вычетами.

Как работает в Украине?

Аутстафинг малоизвестен вне IТ сферы, ведь не так много людей знает, как юридически регулируется такая форма сотрудничества. В Украине существует ряд норм, по которым можно воспользоваться услугами аутстафинга и предоставлять своих работников «в аренду».

Чтобы подробно разобраться, рекомендуем пользоваться Законом Украины «О занятости населения». Частой ошибкой в трудоустройстве айтишников является предоставление на аутстаф программиста, который не числится как наемный работник, а работает как ФОП. В таком случае налоговая не будет считать такой вид сотрудничества аутстафингом и соответственно договор между компаниями будет недействителен.

Именно договор работает главным регулятором отношений между компаниями, поэтому от правильности его составления зависят результаты сотрудничества. Ключевым критерием для поиска аутстафинговой компании является ее репутация – не пренебрегайте поиском надежного партнера, у которого будут все юридические права на предоставление подобных услуг.

5 главных плюсов аутстафинга

Вопреки небольшой популярности аутстафинг предлагает много преимуществ для бизнеса:

1. Избегание трудовых споров

Поскольку работник остается в штате компании-аутстафера, заказчик не должен заключать новый трудовой договор, а потому избегнет возможных трудовых споров и ведения кадровой документации.

2. Простое управление персоналом

Кадровые вопросы работника как оформление отпусков или больничных будет решать компания-аутстафер. Заказчик не будет нести расходы на социальные отчисления или командировки, а также заниматься предоставлением справок или отчетов. Благодаря этому уменьшается нагрузка на бухгалтерию и количество операционных задач кадрового отдела.

3. Оптимизация ресурсов и расходов

В аутстафинге для заказчика исчезает необходимость производить расчеты зарплат, исчислять налоговые сборы и формировать отчетность, ведь этим занимается компания-подрядчик. Заказчик может выделить ресурсы на стратегические задачи, а не заниматься бюрократическими вопросами. Таким образом, менеджмент может сосредотачиваться на развитии проекта, бренде работодателя, улучшении условий работы для основного персонала.

4. Сохранение контроля над процессами

Работники аутстафа привлечены к работе на уровне с другими членами команды, а потому полностью подчиняются руководству компании-заказчика. Работая на условиях аутстафинга, компания сохраняет полный контроль над рабочими процессами, что отличает эту услугу от аутсорса.

5. Гибкость к переменам

Благодаря аутстафингу компания может легко адаптироваться к неожиданным вызовам на рынке, готовиться к сезонным работам, осваивать новые направления работы. Компания защищается от «раздутия» штата, а соответственно не будет сталкиваться с бенчем или вынужденными увольнениями работников. Также среди аутстаферов можно найти редких специалистов, для удержания и обучения которых нужно выделять большую часть бюджета.

2 минуса аутстафинга

Аутстафинг имеет ряд плюсов, но нельзя и обойти вниманием недостатки такой услуги:

1. Сомнительная репутация подрядчиков

Чтобы избежать финансовых потерь следует заранее хорошо изучить историю аутстафинговой компании. Подрядчик должен иметь все юридические права на предоставление услуги аутстафинга, а также хорошую подготовку специалистов, которые будут работать у заказчика.

2. Организация работы аутстаферов

Работники аутстафа могут иметь более низкую мотивированность по сравнению со штатными работниками. Помочь влиться в процессы может четкая программа онбординга для внештатных работников, а также прозрачная система оценки для результатов их работы. Заказчику нужно заранее организовать работу команды аутстаферов, учитывая возможную разницу в часовых поясах, а также способы коммуникации команды.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг (с англ. outsourcing: использование внешних ресурсов) – это еще один вид сотрудничества, при котором одна компания передает определенные предпринимательские функции или бизнес-процессы другой компании, работающей в этой сфере. Услуга аутсорсинга тоже регулируется договором, согласно которому одна сторона обязуется передать функции аутсорсинговой компании, а другая выполнить их в необходимых временных рамках и с определенными результатами.

Успешным примером аутсорсинга является компания IKEA. Занимаясь розничной торговлей, IKEA делегировали другие непрофильные бизнес-процессы на аутсорс, поэтому производством и логистикой непосредственно компания не занимается.

3 главных плюса аутсорсинга

Аусторсинг часто помогает бизнесу добиваться поставленных целей благодаря ряду преимуществ:

1. Повышение эффективности работы

Аусторсинг позволяет фокусировать ресурсы компании в основном направлении работы, стратегических целях и инновационной деятельности.

2. Уменьшение бюрократических задач

Отдавая ведение бухгалтерского учета или юридических вопросов аутсорсинговой компании, заказчик уменьшает количество бюрократических процессов и затрат на них. При этом отношения между компаниями регулируются договором, а потому уменьшается количество кадровой документации по сравнению с наймом штатного персонала.

3. Производительность работы

Благодаря доступу к профильным исполнителям заказчик получает профессиональное выполнение задач. Таким образом можно получить более быстрое достижение плановых бизнес-показателей.

2 минуса аутсорсинга

Как и любая другая, этот вид сотрудничества имеет отрицательную сторону:

1. Угроза конфиденциальности внутренней информации

Поскольку компания-подрядчик будет получать необходимую конфиденциальную информацию, заказчику следует прописать в условиях договора способы ее защиты. Однако отслеживание источника утечки данных более сложное, чем при работе со штатным персоналом.

2. Надежность компании-подрядчика

От уровня профессионализма аутсорсинговой компании напрямую будут зависеть ваши бизнес-результаты. Чтобы сотрудничество было успешным, стоит потратить время на поиск проверенного партнера.

Чем отличается аутстафинг от аутсорсинга

У обоих видов сотрудничества есть общие черты, ведь они призваны оптимизировать работу и выгодно использовать ресурсы компании. Однако между ними существуют ключевые отличия:

1. Цель проекта

Аутстафинг чаще используется для специфической работы (ІТ-услуги, аналитика Big Data, монолитное строительство), а также в проектах, где необходима разработка новых решений для рынка. Аутсорс связан с непрофильными для компании заказчика функциями (юридическая или финансовая сфера, транспорт, сервисное обслуживание).

2. Расчеты

Аутстаферы ничем не отличаются от штатного персонала по выплатам. Аутсорсинговое сотрудничество оплачивается согласно договору, где может использоваться как сдельная, так и ежемесячная оплата.

Сравнение аутстафинга с другими видами сотрудничества

Аутсорсинг и аутстафинг часто путают, но если аутстаф напоминает «аренду» работников, то аутсорс является передачей целой функции или бизнес-процесса предприятия. Например, аутстаф – это когда внештатный логист управляет процессом перевозок, а аутсорс – это когда всей логистикой вашего бизнеса занимается отдельная компания или команда специалистов. Логист на аутстафе работает с другими штатными работниками (водителями, экспедиторами) и подчиняется руководству вашего бизнеса, а аутсорс команда занимается всеми процессами автономно, не привлекая ваши ресурсы.

На аутсорс чаще отдают непрофильные функции (бухгалтерскую и юридическую деятельность, клининговые услуги, кадровое делопроизводство), аутстафинг обычно выбирают для поиска узкопрофильных специалистов.

Самый популярный вид трудовых отношений, при которых новые работники набираются в штат, несет для бизнеса значительные затраты. Поиск кандидатов может длиться несколько месяцев, а удержание и развитие сотрудников также требует дополнительного бюджета. В случаях, когда организация инхауса команды рискована, аутстафинг помогает оптимизировать ресурсы и снизить затраты.

Как выбрать нужную модель для своего бизнеса

Когда перед бизнесом стоит выбор между аутстафингом, аутсорсингом и инхаусом, важно оценить потребности бизнеса и поставленные цели. Следует обратиться в аутстафинговую компанию, если целью является запуск сложного проекта, где необходим специфический опыт и знание внешних специалистов. Аутсорсинг поможет свести к минимуму трудовые споры и расходы, а также привлечь ресурсы для второстепенных бизнес-процессов. Привлечение инхаус-работников должно максимально соответствовать долгосрочной стратегии развития, поэтому стоит критически оценить свои возможности и силу HR-бренда для найма новых сотрудников.

В заключении

В стратегии управления персоналом аутстафинг может выступить эффективным инструментом для уменьшения административных расходов. Заказчик, «арендуя» работника, делегирует функцию управления компании-подрядчику, упрощает бизнес-процессы и освобождает ресурс на другие важные вопросы. Может именно аутстаф может помочь вашему бизнесу увеличить свою производительность и станет ключом к успеху?